Copia unui act emis de altă instituție pentru un serviciu public. Cum ceri să fie obținută de la emitent

Când trebuie instituția să ceară actul

Articolul 2^1 din OUG nr. 41/2016 interzice cererea unei copii după un act emis de altă entitate acoperită de lege, dacă actul este necesar unui serviciu public. Instituția care îți rezolvă cererea trebuie să solicite electronic copia sau informațiile necesare de la emitent. Regula se aplică și administrației locale din 4 iulie 2023.

Intră aici instituțiile publice centrale și locale, precum și entitățile private de utilitate publică ori autorizate să presteze servicii publice în regim de putere publică. Nu intră orice firmă privată. Legea nu dă o listă închisă de acte: trebuie să verifici cine a emis actul, de ce este necesar și dacă datele pot fi transmise legal. Pentru datele personale, poți cere expres schimbul sau îți poți da acordul expres; acordul poate fi retras.

Mai există o regulă pentru informațiile disponibile prin Platforma națională de interoperabilitate, sistemul prin care instituțiile pot schimba date: autoritatea trebuie să folosească datele accesibile acolo, nu să îți ceară încă un document care conține numai acele informații. Platforma nu trebuie însă confundată cu o legătură deja funcțională între toate registrele. Autoritatea pentru Digitalizarea României indică o perioadă de implementare între 23 iulie 2025 și 22 iulie 2028; până la conectare, instituțiile pot face schimb de date prin acorduri între ele. Unele registre din apărare, ordine publică și securitate sunt exceptate, cu excepțiile prevăzute pentru servicii publice și interconectări cerute expres.

Două exemple care arată limita regulii

Când se aplică. Să presupunem că o primărie îți cere, pentru un serviciu public, copia unui aviz emis de altă primărie. Indici avizul și emitentul în cererea ta, invoci articolul 2^1 și îți dai acordul expres dacă avizul conține date personale. Prima primărie trebuie atunci să ceară electronic actul de la emitent, nu să te trimită după copie.

Când nu se aplică automat. Dacă ți se cere o adeverință emisă de un angajator privat obișnuit, interdicția privind copiile actelor emise de entitățile acoperite de lege nu transformă angajatorul într-o instituție conectată la stat. Ceri temeiul solicitării și verifici procedura serviciului. Dacă adeverința este cerută legal, urmezi acea procedură; dacă nu, poți contesta cerința în scris.

Cum găsești emitentul și verifici costul

Caută serviciul în ROePAS, unde sunt indicate instituția, actele cerute și pașii, ori în Catalogul Național al Serviciilor Publice. Verifică apoi pagina instituției care îți cere actul. Dacă emitentul nu este clar, cere numele instituției emitente, denumirea exactă a actului și, dacă sunt cunoscute, numărul și data lui.

O procedură descrisă online nu se încheie neapărat online: unele servicii se finalizează la ghișeu. Numai instituțiile înscrise în ROePAS pot primi solicitări prin platformă; pentru celelalte, folosești registratura, adresa oficială de e-mail sau poșta. Înainte să depui cererea, verifică în fișa serviciului termenul de rezolvare, taxa și felul în care se plătește. Nu există un preț sau un termen unic pentru toate serviciile și nici un termen general separat în care emitentul trebuie să trimită actul altei instituții.

Schimbul de date între autorități prin platforma națională este gratuit, dar serviciul pe care îl ceri poate avea taxa lui. Dacă serviciul are taxă, instituția trebuie să ofere plata cu cardul sau prin alte sisteme de plată. Nu îți poate cere dosar cu șină, papetărie ori bani suplimentari pentru acestea. Dacă îți cere copii pe hârtie, trebuie, de regulă, să le fotocopieze gratuit; legea prevede o excepție pentru actele, cererile și formularele emise de autorități centrale.

Ce trimiți în scris

Nu există un formular național unic pentru această solicitare: fiecare instituție își stabilește formularul, care poate fi transmis și electronic. Dacă ai deja un dosar, trece numărul lui în cerere. Nu lăsa cererea doar la nivelul unei discuții cu funcționarul.

1. Identifică serviciul cerut, actul solicitat și instituția care l-a emis, dacă o cunoști.
2. Cere temeiul legal pentru care ți se solicită ție copia și solicită instituției să obțină electronic actul de la emitent. Invocă articolul 2^1 din OUG nr. 41/2016.
3. Dacă actul conține date personale, spune expres că soliciți schimbul de date sau completează formularul de acord al instituției.
4. Depune cererea la registratură ori trimite-o la adresa oficială de e-mail. Cere număr de înregistrare și păstrează cererea, atașamentele, mesajul trimis, confirmarea și răspunsul.

Model scurt de cerere, de adaptat: „Pentru serviciul [denumire], în dosarul [număr, dacă există], mi s-a cerut copia [actului], emis de [instituție, dacă este cunoscută]. Vă rog să îmi comunicați temeiul pentru care copia îmi este cerută mie și să obțineți electronic actul de la emitent, potrivit articolului 2^1 din OUG nr. 41/2016. Solicit expres acest schimb de date și îmi dau acordul expres pentru transmiterea datelor mele personale, dacă este necesar; vă rog să îmi confirmați înregistrarea cererii.”

Dacă primești refuz sau nu primești răspuns

Dacă instituția insistă să aduci tu actul, cere refuzul și motivul lui în scris. Trimite apoi o petiție conducătorului instituției și, după caz, autorității care o controlează. Arată ce serviciu ai cerut, ce act ți s-a solicitat, cine l-a emis și ce răspuns ai primit; atașează dovada cererii inițiale. Poți semnala birocrația și prin platforma Fără Hârtie, dar sesizarea de acolo nu înlocuiește petiția adresată instituției care îți rezolvă cazul.

Poți trimite petiția prin e-mail, iar instituția are 30 de zile să răspundă, socotite din ziua înregistrării. Pentru verificări mai amănunțite, poate prelungi termenul cu cel mult 15 zile și trebuie să te anunțe. De exemplu, pentru o petiție înregistrată la 1 noiembrie 2026, calculul termenului maxim este 30 de zile plus 15 zile, adică 45 de zile de la înregistrare; acesta nu este termenul în care emitentul trebuie să trimită actul. Dacă ai trimis petiția instituției greșite, aceasta trebuie să o înainteze în 5 zile instituției competente și să te informeze.

Dacă primești un refuz nejustificat sau nu primești răspuns și ți-a fost vătămat un drept ori un interes legitim, poți cere ajutorul instanței. De regulă, ai șase luni să mergi în instanță, din ziua răspunsului ori a refuzului sau din ziua când expiră termenul de rezolvare; vezi ce termen se aplică în cazul tău, ca să nu îl depășești.

Întrebări frecvente

Mai poate instituția să îmi ceară o copie după buletin?

Dacă procedura cere o copie, instituția trebuie să accepte copia electronică trimisă prin e-mail și să publice o adresă pentru primirea ei. Asta nu înseamnă că verificarea identității dispare din orice procedură.

Trebuie să aduc o copie legalizată?

Instituția trebuie să poată verifica prin funcționar conformitatea copiei cu originalul, în loc să îți impună o copie legalizată. Dacă ai deja o copie legalizată, trebuie să o accepte.

Pot depune un act electronic semnat?

Pentru servicii publice, instituțiile trebuie să accepte documentele electronice cu semnătură electronică calificată sau avansată. O asemenea semnătură nu este același lucru cu o simplă fotografie a unei foi.

Mai trebuie dosar cu șină la concurs?

Nu. Interdicția se aplică și la concursurile pentru funcții publice și la depunerea actelor pentru achiziții publice.

Primește automat amendă funcționarul care îmi cere actul?

Nu există o amendă generală care să se aplice automat funcționarului pentru orice asemenea cerere. Legea schimbului de date prevede amenzi pentru anumite încălcări privind registrele și conectarea lor, constatate de Autoritatea pentru Digitalizarea României.

Surse verificate la 1 noiembrie 2026: OUG nr. 41/2016 și Legea nr. 9/2023, publicate în Portalul Legislativ; Legea nr. 242/2022 privind schimbul de date, publicată în Portalul Legislativ; anunțul Autorității pentru Digitalizarea României despre Platforma națională de interoperabilitate; ROePAS și Catalogul Național al Serviciilor Publice; OG nr. 27/2002 privind petițiile și Legea nr. 554/2004 privind acțiunile în instanță, publicate în Portalul Legislativ; platforma guvernamentală Fără Hârtie.